各部门、全体教职工：

为进一步简化用印审批手续，强化印章使用风险管控，实现用印申请、审批、留痕全流程线上化，7月13日起全面启用印章线上申请审批系统（链接：https://process.gdut.edu.cn/fe/taskCenter/matterApplication?app_id=188），登记二维码如右图。现将有关事项通知如下：

一、适用印章范围

学院公章、学院党委公章、学院领导姓名签章等各类制式印章，所有师生上交及对外出具文件、证明材料、函件等各类用印事项，均须通过线上系统提交申请，原则上不再受理线下纸质印章使用审批表。（注意：涉密、内部、工作秘密文件请勿上传，如需盖章请走线下纸质申请流程！）

二、层级审批

（1）初审人员：学院党政办公室、学生工作办公室和教务办公室老师。

（2）终审人员：分管领导或主要领导。

三、申请流程

（1）一般业务（含学生党团、学业、毕业、就业、升学及各办公室日常事务等）：申请人登录系统提交→初审人员→分管领导/主要领导→印章保管责任人加盖实体章或电子章。

（2）重要业务（含重大通知、涉及师生切身利益事项及合同签署等，如重大合作协议、对外承诺文件、上报上级单位重要公文）。申请人登录系统提交→初审人员→先选分管领导，再选主要领导→印章保管责任人加盖实体章或电子章。

（3）申请线下实体章的业务，在全部审批流程办结后，由申请人携带需加盖印章纸质原件及线上申请流水号至办公室印章管理员处核验系统审批记录，核对文件内容无误后方可加盖实体印章；复印件用印需标注使用用途、有效期限。

（4）申请使用电子章的业务，流程办结后，自行在系统下载已加盖印章的电子版文件。

四、印章使用管理要求

严格一事一申请，同类文件盖章批量上传时需写清份数和使用次数，同时在使用事由中写清楚多个使用人姓名，禁止多份无关文件合并提交；申请填写内容须真实完整，附件与纸质文件保持完全一致，不得私自篡改。具体要求严格按《广东工业大学外国语学院印章使用管理办法》等文件进行。

如有疑问，可联系学院办公室咨询，联系电话：39322187。

外国语学院

2026年7月11日