各部门、全体教职工：

为进一步规范学院财务报销流程，统一报销资料提交标准，提升报销审核及办理效率，确保经费使用合规有序，现就学院财务报销资料提交相关要求通知如下，请全体教职工严格遵照执行。

所有报销业务（含人员类费用发放）须先完成学院经费使用申请审批流程，审批通过后方可提交报销资料。需同步提交对应审批表单及全套报销资料，常规情况所有资料统一提交电子版或电子版扫描件至学院，具体规范要求如下：

一、必备审批表单

根据报销业务类型，对应提交已完成审批的表单：《附件1：广东工业大学外国语学院经费申请表》《附件2：广东工业大学外国语学院差旅费使用申请表》。其中，人员类费用发放由申请人提前填好《附件3：广东工业大学外国语学院人员类费用发放信息表》后每月1日前交至学院党政办公室汇总，由党政办公室统一汇报学院审批发放。

二、需规范提交的报销资料

（一）电子发票

严格按照统一格式命名：发票+对私/对公+工号姓名+金额，示例：住宿发票+对私+0000****张三+1***元。人员类费用发放无需提交发票。

（二）配套附件

报销所需各类佐证附件材料（含附件1，附件2，附件3），需根据实际内容据实命名，统一提交电子版，确保文件名清晰对应材料用途，便于审核核查。人员类费用发放主要提交附件3。

（三）情况说明

若报销业务需要撰写情况说明，需提前拟定电子版文档，文档统一命名为情况说明。该材料可提前线下找领导签名后扫描，也可提交电子版后续统一通过线上联动完成审批签名。

（四）总文件夹

所有报销相关电子材料需整合至同一个文件夹，文件夹命名格式：年月日+责任人+报销类型+项目号+报销事项。

示例：20260626+张三+日常报销+11***+教师办公室***采购3**元。

1. 报销类型包含：人员类费用发放、日常报销、国内差旅报销、国际差旅报销、资产报销、借款、冲账、项目转账等；

2. 若暂不清楚报销项目号，可预留空白，无需随意填写。  

三、特殊业务说明

涉及纸质发票的报销业务，则将该单涉及的所有材料打印成纸质版线下提交至学院党政办公室。

四、相关要求

请全体教职工认真研读学校财务管理有关规定及本通知，严格按照本通知要求整理、规范提交报销资料，确保材料齐全、格式规范、命名统一，否则不予办理或退回重新办理，因个人原因延误或导致不能报销的，相关责任由本人自

行承担。

请全体教职工严格恪守财务报销诚信原则，如实整理和提交报销资料，在报销资料提交中弄虚作假者，相关责任由本人自行承担。

特此通知。

                                                                 外国语学院

2026年7月14日